新华社湖北分社图像采集中心于2002年正式成立，在湖北教育厅与高校的配合下，图像采集工作已走过6个年头。采集部现有工作人员10人，都具有较高的专业水平与素质。150平方的办公点设在新华社湖北分社办公楼一楼，同时设有接待老师的办公室和零散学生采集的专业拍摄室。
每年九月各高校按普招生、研究生、成教生上报图像采集中心拍摄时间，图像采集中心在省教育厅配合下根据各高校上报的时间，拟定拍摄时间安排表。
1．"机读卡"由学校提前领取并分发给学生按照校名、姓名、学号、学历层次、性别、身份证号填写，同时用2B铅笔填图相应方格；拍摄序号是拍摄时由拍摄人员现场填写。
２学校提供拍摄场所要求在室内，面积不小于20平米，最好有两道门，以便出入，采光良好通风，窗户最好有窗帘，并备有220V电源及电源插座，同时场地内安排２张桌子，５把椅子，便于工作人员工作使用。学生拍照坐的椅子，最好选择无靠背的。．
３．学校负责图像采集的老师要按院系或班级合理安排拍摄时间，平均每小时拍摄人数为２００人左右。要求学生拍摄时梳理干净、着装整洁，不化妆、不佩戴耳环、项链等饰品。同时提醒学生认真检查机读卡，保持卡片干净，无皱折。
1．图像采集中心拍摄人员提前半小时进拍摄场地，搭好拍摄设备，学校负责图像采集的老师依次把学生带入拍摄场地，每个学生手持机读卡按顺序把卡交拍摄人员，签名后再拍照。
2. 拍摄完成后拍摄人员与负责图像采集老师现场核对拍摄人数，并填写"综合信息采集袋"。
3.图像采集工作人员采集完数据后将资料封存后寄往总社，总社出完片刻好数据盘后寄回，。返片工作在每年5月底之前完成，图像采集工作人员送往学校。学校核对后,如发现错误信息应填写"信息检查勘误表"，加盖公章并签字确认后及时反馈图像采集中心以便上报总社更改错误信息
1 .同一学校不同类别学生按普通，成人，研究生等分别用不同的CF卡拍摄，不同届的学生也应用不同的CF卡分开拍摄，所以负责拍摄老师一定要注意提醒拍摄人员。
2.散拍学生统一在分社图像采集中心补拍。数据另外集中处理，使用单独的机读卡，散拍学生数据汇集到一定数量后单独刻盘，不能插刻在集中拍摄的学生数据中。同时洗印好的学生相片直接寄往分社，学生在拍摄完成两个月后直接到图像采集中心领取。
高校学生综合信息采集费按每人15元（含2寸4张及1寸6张照片）收取；该费用拍摄时由拍摄人员现场收取。